Какво представлява циркулярното писмо?
Циркулярното писмо е текстов документ, състоящ се от
постоянна част и част, която се променя във всяко копие. Информацията за частта, която се променя се взима от друга таблица в текстов документ, електронна таблица, база от данни или текстови файлове или HTML файлове с таблици.
Как се създава циркулярно писмо?
1.Създаване на основен документ:
Създайте текстов документ в Microsoft Word тип Letters с долупосочените елементи. Съхранете файла с името pismo.xlsx. Типът на документа се избира от меню Maillings, бутон Start Mail Merge, тип Letters (писмо)
2.Създаване на файл с информация
Създаваме таблица в Microsoft Excel и въвеждаме данни за 5 души – Име, Фамилия, Град, Адрес. Съхранете файла с името danni.xlsx.
3.Избор на файл с информация
Избираме файла с информация за получатели на писмото от меню Mailings, бутон Select Recipients, от падащото меню избираме Use an Existing List
Ако искаме да премахнем някои от получателите от списъка, избираме от меню Maillings, бутона Edit Recipient List и махаме отметката на имената, които не искаме да включим в циркулярното писмо. От същия диалогов прозорец можем да сортираме или филтрираме данните от таблицата.
4.Обединяване на основния текст и базата от данни
Добавяме полета в основния документ, които се съдържат в таблицата. Полетата в основния документ отговарят на заглавията на колоните във файла с данни, който е избран – Име, Фамилия, Град, Адрес.
Добавяме поле като маркираме текста, където искаме да добавим поле и избираме меню Maillings, бутона Insert Merge Field и избираме полето, което искаме да вмъкнем, в случая Име. Вмъкнатото поле винаги е оградено със V-образни стрелки <<Име>>.
5.Визуализация на циркулярно писмо
Визуализирането на циркулярното писмо се осъществява от меню Maillings, бутона Preview Results. С бутоните Previous Record и Next Record може да е прегледат и другите записи.
6.Принтиране на циркулярно писмо
Циркулярното писмо се принтира от меню Mailling, бутона Finish & Merge и от падащото меню изберем Print Documents.
7.Редактиране на отделно копие от циркулярно писмо
Отделно копие се редактира от меню Maillings, бутона Finish & Merge от падащото меню избираме Edit Individual Documents. При избор отделното копие се отваря като нов документ.
8.Създаване на циркулярно писмо стъпка по стъпка посредством помощник
[googleapps domain=“docs“ dir=“presentation/d/e/2PACX-1vS7-ews02OuMrY0TOXgBemPLvRESY-nHRKEwTtlF7fX9mQQsxZrWkBZtgoQfQjtmQ/embed“ query=“start=false&loop=false&delayms=3000″ width=“1280″ height=“749″ /]